In molti centri città, almeno una volta alla settimana, si organizzano eventi estivi di vario genere, che hanno l’obiettivo dichiarato di animare i centri storici e promuovere le attività commerciali che in questi hanno sede.
Eventi estivi e critiche
A volte tali iniziative vengono criticate perché l’opinione pubblica non riconosce la capacità di raggiungere questi obiettivi. Molto dipende da un’autentica preoccupazione, vissuta solitamente in prima persona, per le sorti delle attività imprenditoriali del centro città.
Altri, invece, puntano il dito sulla qualità del programma artistico, affermando che si potrebbe fare di più, che le attività non sono sufficientemente interessanti.
Specialmente sui social, si prende spunto dal (presunto) flop per criticare l’amministrazione della città, o la (presunta) incompetenza degli organizzatori.
Ad ognuno il suo
Organizzare Eventi è il mio lavoro e la mia esperienza maturata a livello nazionale e non solo, mi permette di esprimere un parere qualificato.
Certo, tutti possono esprimere un’opinione, ma io, personalmente, non mi metto a dissertare su temi tecnico-scientifici o variamente professionali che possono caratterizzare il background di ognuno di coloro che avanzano delle critiche.
Faccio, a questo proposito, una premessa.
L’insegnamento si affida a professori specializzati in quelle materie: la cura delle malattie ai medici, il lavoro in fabbrica a saldatori, meccanici, ecc, la preparazione dei cibi ai cuochi, e così via.
Per quale motivo invece l’organizzazione di eventi non la si affida a chi esercita questa professione, ha un’azienda per cui paga le tasse e i tributi, locali e nazionali?
Perché non vengono fatti dei bandi ad evidenza pubblica, sul mercato elettronico, e, invece, spesso si bypassa l’appalto per affidare gli eventi ad associazioni, per mezzo di corresponsione di contributi pubblici?
“Cui prodest” questa abitudine che, spesso, non porta i risultati sperati?
Bene, lascio queste domande aperte.
Veniamo ai contenuti
Come si progetta un evento?
Quando si definisce il concept di un’iniziativa, ci sono alcuni elementi principali:
– Gli Obiettivi
– Il Target
– Il Budget
Questi tre elementi sono strettamente correlati tra loro e, prima di passare alla fase progettuale in senso stretto, quindi definire le attività, questi tre elementi devono essere determinati in maniera dettagliata.
In altre parole, se gli obiettivi da raggiungere sono chiari, così come è chiaro l’insieme di categorie di partecipanti che vogliamo portare al nostro evento, a meno che non si abbia un budget illimitato le conseguenti attività che si possono porre in campo, come quantità e tipologia, dipendono strettamente dalla cifra che si ha a disposizione.
Se si parla di eventi di proprietà o eventi aziendali, questa è messa a disposizione dagli organizzatori, oppure dall’azienda che si vuole promuovere.
Se, invece, è un ente pubblico a promuovere l’iniziativa, il budget necessario deve essere messo a disposizione da quest’ultimo.
Solo a questo punto si può parlare di attività specifiche.
Il Piano di Comunicazione
Chiaramente sto semplificando notevolmente, ma in sostanza il discorso è questo; l’obiettivo di questo articolo non è fare un corso di Event Management.
Inserisco un quarto elemento fondamentale: Il Piano di Comunicazione.
Possiamo progettare il format più coinvolgente di tutti i tempi, ma se non definiamo le modalità di promozione dell’evento, presso il target selezionato, i risultati saranno sempre e comunque mediocri.
I costi della promozione devono necessariamente essere previsti, in fase di definizione del budget.
Rabbrividisco, a volte mi arrabbio, quando vedo affidare l’organizzazione di eventi a soggetti amatoriali, e questi non prevedono nessuna cifra, o la prevedono in modo marginale, per il Piano di Comunicazione e per le conseguenti azioni di promozione.
O, ancora peggio, mettere in campo delle strategie comunicative assolutamente inadeguate o non funzionali al target che si vuole raggiungere.
Considerazioni finali
Molto spesso mi è capitato di declinare l’invito ad organizzare qualche evento pubblico, in quanto ho reputato che la cifra messa a disposizione dall’ente appaltante fosse palesemente insufficiente per raggiungere gli obiettivi dichiarati.
Ecco, alcune amministrazioni, pur comprendendo l’esiguità dei bilanci, dovrebbero smetterla di pretendere di fare le nozze con i fichi secchi. Hai risorse limitate? Bene, allora affidati ad un professionista per ottimizzare quel budget.
Non si può operare al contrario: “Hai a disposizione questa cifra, raggiungimi questi obiettivi”. Perché non sempre è possibile.
E non sempre si può rimediare.
Massimo Fadda
Sardinia Emotion Service